Migrare de la Hosted Exchange la Microsoft 365

Contextul problemei: O companie multinațională din domeniul ceaiului, cu 200+ utilizatori, folosea de ani de zile email-ul găzduit pe GoDaddy. Serviciul devenise lent, instabil și scump, iar suportul oferit nu mai era la nivelul așteptărilor unei organizații de talia lor. Decizia de a migra la Microsoft 365 era clară, dar exista o complicație suplimentară: migrarea trebuia făcută și pe un domeniu nou, nu doar pe același domeniu.

În plus, organizația nu putea permite nicio perioadă de indisponibilitate. Emailul era coloana vertebrală a activității lor — comenzi internaționale, comunicare cu furnizori, contracte și termene cu parteneri din mai multe țări. O zi fără email însemna haos operațional și financiar real.

Cum am abordat situația: Am început cu un audit complet al mediului existent — dimensiunea căsuțelor poștale, structura folderelor, calendarele partajate, listele de distribuție, regulile de mail flow și orice configurare specială pe care o aveau în GoDaddy. Am documentat tot înainte de a atinge ceva.

Am creat un plan de migrare cu rollback posibil la orice pas. Prima fază a fost configurarea Microsoft 365 — tenant nou, politici de securitate, MFA obligatoriu, DLP de bază pentru date sensibile, plus configurarea completă a noului domeniu (DNS, MX records, SPF, DKIM, DMARC).

Migrarea propriu-zisă a fost făcută într-o singură etapă — full migration coordonată, cu toate cele 200+ căsuțe transferate simultan din GoDaddy către Microsoft 365 și pe noul domeniu. Fiecare utilizator a primit în prealabil un email clar cu ce se schimbă, ce adresă va avea, și ce trebuie să facă — simplu, fără jargon tehnic.

Calendarele partajate și permisiunile au fost recreate manual acolo unde migrarea automată nu le-a transferat corect. Listele de distribuție au fost recreate ca grupuri Microsoft 365. Semnăturile de email au fost standardizate cu noul domeniu și deployate centralizat.

Am organizat două sesiuni de training pentru utilizatori, structurate pe rolurile din companie, de câte o oră fiecare. La final, fiecare a știut exact cum funcționează Outlook în noua configurare și cum să folosească restul suitei 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).

Ce a ieșit:

• 200+ cutii poștale migrate complet, zero pierderi de date
• 0% emailuri pierdute pe durata migrării
• Tranziție completă pe noul domeniu, fără confuzie pentru utilizatori sau parteneri externi
• Zero ore de downtime perceput de utilizatori
• Calendare partajate și permisiuni reconstruite corect
• MFA activat pe toți utilizatorii, securitate semnificativ îmbunătățită
• Costuri lunare reduse față de provider-ul anterior
• Echipa a primit training și știe să folosească Teams, SharePoint și restul suitei 365